601. Organizando tus notas

Hoy os hablo de Google Keep , una aplicación de notas sencilla, ligera y muy bien integrada con el ecosistema de Google. Una herramienta que puede parecer menor, pero que bien usada sirve para capturar ideas, listas, enlaces, imágenes, notas de voz y recordatorios sin montar un sistema de productividad imposible de mantener. Antes de entrar en materia, recuerdo la clase del día en Boluda.com: última clase del curso de Analytics intermedio, dedicada a tomar decisiones a partir de los datos. Porque Analytics no va de mirar gráficas bonitas, sino de convertir datos en información y esa información en decisiones concretas. A partir de ahí me voy al terreno de la productividad. Reconozco que no es especialmente amigo de las listas de tareas eternas ni de las aplicaciones complejas, pero sí usa Google Keep precisamente porque es rápida, simple y está muy conectada con el resto de herramientas de Google. Keep permite crear cuatro tipos básicos de contenido: notas, listas, imágenes y notas de voz . Las notas sirven para capturar cualquier idea rápida. Las listas permiten marcar tareas completadas, desde la compra hasta cosas pendientes de un cliente. Las imágenes pueden guardarse como referencia visual. Y las notas de voz son perfectas para esos momentos en los que no puedo escribir, pero sí dictar una idea antes de que se escape. Uno de los puntos más interesantes es la transcripción. Si subo una foto con texto, Keep puede extraerlo mediante OCR. Si grabo una nota de voz, también puede convertirla en texto. No es una transcripción pensada para publicar un libro, pero sí suficientemente buena para recuperar ideas, menús, apuntes, frases, instrucciones o cualquier información que quiera buscar después. La organización también es muy práctica. Puedo usar colores para separar contextos, prioridades o áreas de trabajo. También puedo usar etiquetas con hashtags, de forma que luego sea fácil filtrar y encontrar notas relacionadas. Y como todo queda sincronizado, puedo capturar desde el móvil y recuperar desde el ordenador sin pensar demasiado en dónde lo guardo. Otra ventaja es su integración con Google Docs y Google Calendar. Una nota puede convertirse en un documento de Google si crece y necesita más estructura. Y los recordatorios pueden funcionar por fecha, hora o ubicación. Esto último es especialmente útil: que una nota me avise al pasar cerca del supermercado, al llegar a una zona determinada o cuando esté cerca de un cliente. También os hablo de las notas compartidas. Una lista de la compra compartida con otra persona se actualiza en tiempo real, pero el mismo sistema puede servir para coordinar pequeñas tareas de equipo, procesos con clientes o listas operativas donde varias personas van marcando avances. No hace falta complicarlo: si la herramienta reduce fricción, ya está cumpliendo su función. Keep es, además, multiplataforma: Android, iPhone, iPad, versión web, aplicación para Chrome y extensión para el navegador. La extensión resulta especialmente útil para guardar páginas, textos seleccionados, imágenes o enlaces mientras navego, creando notas de referencia con muy poco esfuerzo. En definitiva, Google Keep no pretende ser el centro de mando de una metodología de productividad compleja. Su valor está en lo contrario: capturar rápido, organizar lo justo y encontrarlo todo después . Si ya trabajáis dentro del ecosistema de Google, es una herramienta muy recomendable para tener ideas, listas y recordatorios bajo control. Como siempre, gracias por vuestras valoraciones de 5 estrellas en iTunes , por vuestros comentarios y me gusta en iVoox , y por estar ahí, al otro lado. Mañana sigo con la penúltima entrega de esta edición de verano. ¡Hasta entonces!